Privacyverklaring

Heart of the Holidays is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via deze website en onze activiteiten worden verzameld.

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via info@heartoftheholidays.nl.

Welke gegevens we verwerken hangt af van de manier waarop je contact met ons opneemt of deelneemt aan onze activiteiten. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• naam en contactgegevens;
• adres- en woonplaatsgegevens wanneer deze nodig zijn voor een aanmelding;
• gegevens die je invult bij een vrijwilligersaanmelding;
• gegevens van gezinnen die rechtstreeks of via een betrokken organisatie worden aangemeld;
• gegevens van partners en organisaties;
• informatie over een bijdrage of donatie;
• de inhoud van berichten die via het contactformulier worden verzonden;
• accountgegevens van medewerkers en beheerders wanneer zij toegang hebben tot het portaal.

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze werkzaamheden. Bijvoorbeeld om:

• contactverzoeken te beantwoorden;
• vrijwilligersaanmeldingen te beoordelen en organiseren en vrijwilligers te benaderen voor toekomstige edities;
• gezinsaanmeldingen en verwijzingen zorgvuldig te behandelen en, bij deelname, het kerstdiner voor te bereiden;
• samenwerkingsaanvragen te behandelen en, bij samenwerking, bijdragen af te stemmen en uit te voeren;
• bijdragen en donaties te administreren;
• evenementen en uitnodigingen te organiseren;
• medewerkers veilige toegang tot het portaal te geven;
• te voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens omdat dit nodig is voor de uitvoering van een aanvraag of afspraak, op basis van toestemming, vanwege een gerechtvaardigd belang of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Voor het bewaren van gegevens uit een vrijwilligersaanmelding en het benaderen voor toekomstige edities baseren we ons op de toestemming die je bij de aanmelding geeft.

We verkopen persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, organisatie of wettelijke verplichtingen.

Daarbij kunnen we gebruikmaken van betrouwbare dienstverleners, bijvoorbeeld voor hosting, databasebeheer en het verzenden van e-mail. We delen niet meer gegevens dan noodzakelijk.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht vereist dat gegevens langer worden bewaard.

Gegevens uit een vrijwilligersaanmelding bewaren we maximaal drie jaar na de laatste aanmelding of het laatste contact, zodat we je kunnen benaderen voor toekomstige edities. Je kunt ons altijd vragen om je gegevens eerder te verwijderen.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofd gebruik.

Je kunt ons verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens. Ook kun je, afhankelijk van de situatie, vragen om gegevens te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking.

Een verzoek kun je sturen naar info@heartoftheholidays.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie publiceren we op deze pagina.